Podanie powinno być ściśle określone wedle panującego schematu. Ważny jest nawet format papieru - A4. Bardzo często podanie pisane jest według formularza udostępnianego przez odbiorcę. Jeśli takowy istnieje, powinniśmy go przestrzegać, gdyż w innym wypadku nasze wypociny mogą na nic się nie zdać. Podanie składane jest zazwyczaj do instytucji, np. z prośbą o przyjęcie do pracę, udostępnienie środków publicznych, jest oficjalną prośbą, konstruowaną w zależności od sytuacji. Powinno być napisane zwięźle, prostymi zdaniami, zawierającymi dużo wartościowej treści , rzeczowo.

Bardzo ważne jest umotywowanie prośby, gdyż od tego zależy, czy zainteresowana strona otrzyma to, na co liczy. Można w tym wypadku dołączyć załączniki. Nasze argumenty powinny być dobrane starannie, szczególnie jeśli nie znamy adresata i jest on osobą na ważnym stanowisku. Język, występujący w podaniu, jest urzędowy i informacyjny. Warto zrobić na adresacie pozytywne wrażenie, stosując zwroty grzecznościowe.